Excel est un outil puissant qui va vous permettre de suivre votre travail, d’accélérer la saisie de données et même d’automatiser certaines tâches répétitives. Il existe de nombreux moyens d’utiliser plus efficacement ce logiciel au quotidien, nous allons en voir quelques-un.

Objectifs :

  • Être plus productif sur Excel.

Durée : 1 heure

Apprentissage :

  1. Personnaliser l’interface de votre Excel.
  2. Reproduire la mise en forme.
  3. Mise en forme des tableaux.
  4. Figer / Libérer un volet.

1) Personnaliser l’interface d’Excel

Le « ruban » est composé d’onglets qui contiennent les différents outils qui peuvent être utilisés. Il y en a beaucoup, certains sont inutiles pour vous, d’autres vous sont utiles mais ils ne ne sont pas toujours affichés.

1.1) Personnaliser le ruban

Il est possible de personnaliser le ruban pour qu’il corresponde bien à vos besoins :

  • Cliquez sur « Fichier »
  • Cliquez sur « Options »
  • Cliquez sur « Personnaliser le ruban »

options-personnaliser

Exercice 1.1 :

  • Supprimez le bouton « Equation » qui, à priori, ne vous sera jamais utile.
  • Activez l’onglet « Développement » (vous en aurez besoin pour automatiser les tâches).

1.2) Créer un nouvel onglet personnalisé

Vos fonctionnalités favorites sont parfois difficiles à trouver dans les multiples onglets. C’est pourquoi, il est intéressant de les regrouper dans un onglet à votre nom.

Exercice 1.2 :

  • Créez un nouvel onglet avec votre prénom
  • Ajoutez dedans :
    • Le bouton « Reproduire la mise en page ».
    • Le bouton « Ajouter des bords ».
    • Le bouton « Figer / Libérer les volets »
    • Et tous les boutons qui vous semblent utiles.

1.3) Personnaliser la barre d’accès rapide

La barre d’accès rapide est accessible à n’importe quel moment sur Excel.

Exercice 1.3 :

Ajoutez à la barre d’accès rapide des fonctionnalités que vous utiliserez tout le temps  :

  • Le bouton « Reproduire la mise en forme ».
  • Le bouton « Ajouter des bords ».
  • Et tous les boutons qui vous semblent utiles.

2) Reproduire la mise en forme

Le bouton « Reproduire la mise en forme » est une fonctionnalité puissante qui permet de gagner beaucoup de temps.

Exercice 2.1 :

  • Colorez une cellule de votre feuille.
  • Reproduisez ce damier en utilisant uniquement l’outil « Reproduire la mise en forme ».

reproduire-mise-forme

 3) Mettre sous forme de tableau

3.1) Créer un tableau automatiquement

Vous avez la possibilité de créer des tableaux avec tri automatique grâce au bouton « Mettre sous forme de tableau » (dans l’onglet  « Accueil »). Pour cela il vous suffit de sélectionner la plage de cellules formant le tableau, puis de sélectionner le style de tableau souhaité.

mettre-sous-forme-tableau

Votre tableau est mis en forme en 2 clics !

Exercice 3.1 :

  • Recopiez le tableau ci-dessus.
  • Utilisez le bouton « Mettre sous forme de tableau » pour créer automatiquement un tableau.
  • Triez les clients en fonction du montant de la vente.

3.2) Ajouter des options au tableau

Vous pouvez ensuite gérer automatiquement plusieurs éléments du tableau, par exemple :

  • Afficher une somme, un compteur d’éléments…
  • Afficher des couleurs selon certaines conditions.

mettre-sous-forme-tableau-2

Pour cela, sélectionnez le tableau et cliquez sur la petite icône qui apparaît en bas à droite pour faire apparaître les options proposées.

Exercice 3.2 :

  • Ajoutez un pied de tableau au tableau précédent.
  • Affichez le nombre de clients.
  • Affichez le montant total des ventes.
  • Mettez en rouge les montants des ventes dont le montant est supérieur ou égal à 5.000 €.
  • Mettez en jaune les dates de l’année 2016.

mettre-sous-forme-tableau-3

4) Figer une partie de la feuille

Il est possible de bloquer une ligne ou une colonne de la feuille pour améliorer la visibilité des grands tableaux. Pour cela :

  • Allez sur l’onglet « Affichage »
  • Cliquez sur « Figer les volets »
  • Sélectionnez l’option qui vous convient.

figer-ligne

Exercice 4 :

  • Figez la première ligne du tableau afin qu’elle soit toujours visible.
  • Ensuite, libérez-la.
  • Figez la première colonne afin qu’elle soit toujours visible.
  • Ensuite, libérez-la.
  • Figez plusieurs lignes et plusieurs colonnes simultanément.
  • Ensuite, libérez-les.

5) La « croix »

La « croix » vous permet de saisir des données en faisant un simple « cliquer-glisser » :

la-croixExercice 5.1 :

  • Saisissez 1 dans une cellule, puis 2 dans la cellule en dessous.
  • Sélectionnez les deux cellules.
  • « Tirez la croix » et observez le résultat.

 

  • Faites la même chose en saisissant dans les cellules :
    • 1 et 1
    • 01/01/2016 et 02/01/2016
    • 01/01/2016 et 01/02/2016
    • 31/01/2016 et 28/02/2016
    • a et b

Exercice 5.2

  • Copiez le tableau ci-dessous
  • Calculer un résultat via une formule
  • Utilisez la croix pour reproduire automatiquement l’opération.

la-croix-2

6) Fixer une cellule pour la croix

L’utilisation des $ permet de fixer une cellule, par exemple :

  • $A$1 : Fixe la cellule A1.
  • $A1 : Fixe la colonne A, les variations de la ligne seront prises en compte lors d’un « cliquer-tirer ».
  • A$1 : Fixe la ligne 1, les variations de la colonne seront prises en compte lors d’un « cliquer-tirer ».

Exercice 6 :

Reproduisez ce tableau (tables de multiplication) en faisant le moins d’actions possibles :

table-multiplication